<> (HELP Knjigovodstva KNJ.TXT) Programski paket KNJ-AU ver 1.1 koji upravo posmatrate namenjen je pre svega bud`etskim korisnicima tipa AOPTEKARSKE USTANOVE. KNJ-AU je napisan CLARION alatom, mo`e da radi u DOS, NOVEL-u i WINDOWS okru`enju sa jednim ili vi}e korisnika. Kontiranje se mo`e izvr{avati direktno i/ili prenosom podataka iz lokacija ustanove na magnetnom mediju ili elektronskom po{tom {to je i bila osnova razvoja paketa. Prenosom podataka: smanjuju se gre{ke, skra}uje vreme obrade, podaci se unose samo jednom. 1. NALOZI U OBRADI 2. NALOZI KNJI@ENI 3. IZVE[TAJI 4. B A Z E 5. PLA]ANJA 6. PROVERA ULAZNIH RA^UNA 7. SERVISI 8. PRILOZI 9. SISTEM <<1. NALOZI U OBRADI>> <<2. NALOZI KNJI@ENI>> Ako se `eli formiranje KPR (knjige primljenih ra~una) i KIR (knjige izdatih ra~una) prilikom kontiranja, stavke se moraju navoditi uvek u istom redesledu (do sada je redosled stavki bio nebitan). Za ulazne ra~une: - konto 2521111x potra`ivanje dobavlja~a x 1 osim za prvo slovo naziva ra~una: 2 K - kreditno 4 P - pomagala 6 L - pozitiva lista uvozni lek - konto 0213114 zadu`enje jedinice osim za jedinicu GALENSKA 021211 - konto 02131151 porez kalkulisan 18% - konto 02131152 porez kalkulisan 8% - konto 123961 prethodni PDV 18% - konto 123962 prethodni PDV 8% - konto 0213116 razlika u ceni (mar`a) - konta 1312111 nabavna vrednost - konta 311251 nabavna vrednost Ulazni interni ra~uni ne sadr`e prethodni porez: - nemaju konto 12396x - potra`ivanje dobavlja~a konto 252111... ne sadri primljeni PDV. - nemaju konta 1312111 i 311252 Za izlazne ra~une: - konto 0213114 prodajna vrednost OBAVEZNOM sifrom kupca na mestu troska - konto 1221111 prodajna vr. (eksterni kupci) - konto 122151311 prodajna vr. RZZO ili KONVENCIJ - konto 122151321 prodajna vr. pomagla (u nazivu kupca imaju re~ NALOZI) - konto 291312 nab. vr + mar`a - konto 0213116 mar`a - konto 02131151 porez 18% - konto 02131152 porez 8% - konto 245241 porez 18% - konto 245242 porez 8% - konto 311251 nabavna vr. Izlazni interni ra~uni: - konto 0213114 prodajna vrednost - konto 25211115 prodajna vr. ili 0212311 za GALENSKA Za izlazne ra~une u kojima nema konta 0213114 kao {to je izdavanje prostora u zakup, knji`enje treba izvr{iti posebnim nalogom sa vrstom IU - izlazni ra~uni usluge na kontima 122111... 742122 245241... Datum dokumenta i naziv dokumenta svih stavki knji`enja jednog dokumenta MORA BITI ISTI!!!. Za gotovinsku prodaju: - konto 02131151 porez 18% - konto 02131152 porez 8% - konto 2452471 porez 18% - konto 2452472 porez 8% - konto 311251 nabavna vr. - konto 02131161 mar`a u got. prodaji - konto 3114121 prodajna vr. - konto 3114121 -realizovan porez - konto 899999 -realizovan porez - konto 8231211 -realizovan porez Za nivelacije: - konto 0213114 efekti nivelacije - konto 02131151 porez 18% - konto 02131152 porez 8% - konto 0213116 efekti+porez = mar~a Za date avanse dobavlja~ima: Vrsta naloga AD - AVANSI DOBAVLJA^IMA. Avansi dobavlja~a se rezlikuju u knji`enju od knji`enje ra~una dobavlja~ po tome }to se umesto konta 252... koriste konta 123231 - za usluge i 123221 - za robu. Za primljene avanse kupaca: Vrsta naloga AK - AVANSI KUPACA. Avansi kupcima se rezlikuju u knji`enju od knji`enje ra~una kupcu po tome }to se umesto konta 122... koristi konto 251111. <<3. IZVE[TAJI>> Ulazi/Izlazi Nivelacije ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 1. K-U-F Knjiga ulaznih faktura - Odabrana konta - obavezno iz grupe 252 - Odabrana jedinica - Odabrani partner (SVI bez 000019) 2. KPR Knjiga primljenih ra^una prema posebnom obrascu Zakona o PDV U KPR ulaze samo nalozi: UL - racuni za robu, US - usluge OP - oprema UO - ostali ulazni racuni 2a. KPR Knjiga datih avansa prema posebnom obrascu Zakona o PDV AD - avansi dobavlja~ima 3. Zadu`enje za jedinicu - Odabrani partner (SVI bez 000019) - SAMO konta 252 - Odabrana jedinica 4. Obaveze prema dobavlja~ima - Odabrani partner (SVI bez 000019) - Odabrana konta - obavezno iz grupe 252 5. Analiti~ki po dobavlja~ima - Odabrani partner (SVI bez 000019) - SAMO konta iz grupe 252 - Odabrana jedinica 5. Sinteti~ki po dobavlja~ima - Bez 000019 - Odabrana konta - obavezno iz grupe 252 - Odabrana jedinica 6. K-I-F Knjiga izlaznih faktura - Bez partnera 222222 - Odabrana jedinica - ZA vrstu IF samo konta 0213114 - ZA vrstu IR i 000019 samo konta 0213114 - ZA vrstu IR i ostale samo konta 1221 - ZA OSTALE samo konta 1221 VRSTA: 1. Lekovi RZZO Vrsta IF i samo konto 0213114 Naziv dokumenta T 2. Nalozi - konvencije Samo konta 12215132 3. Izbeglice - nalozi Samo konta 12215133 4. Recepti Vrsta IF i samo konto 0213114 Naziv dokumenta T 5. Eksterne fakture Samo konta 1221111 7. KIR Knjiga izlaznih ra~una prema posebnom obrascu Zakona o PDV. U KPR ulaze samo nalozi: OS BL POREZ - porez blagajna IU - izlazni racuni usluge IF - racuni za RZZO IR - ostali izlazni racuni 7a. KIR Knjiga primljenih avansa prema posebnom obrascu Zakona o PDV. U KPR ulaze samo nalozi: AK - avansi kupaca 9. Sintetika po dobavlja~u. Analiti~ka kartica ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ - Odabrana konta - Odabrana jedinica - Odabrani partner (SVI uklju~uje 000019) Sinteti~ka Kartica po ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 1. KONTIMA - Odabrana konta - Odabrana jedinica - Odabrani partner (SVI isklju~uje 000019) 2. JEDINICAMA - Odabrani partner (SVI uklju~uje 000019) - Odabrana konta - Odabrana jedinica (ne mogu SVE) 3. KUPCIMA - Bez internih izlaz (000019) - Odabrana jedinica - Odabrana konta - obavezno iz grupe 1221 4. DOBAVLJA^IMA - Bez internih ulaza (000019) - Odabrana jedinica - Odabrana konta - obavezno iz grupe 252 Glavna knjiga ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ - Redosled: {ifri konta; datumu naloga - Odabrana konta - Period se odnosi na DATUM DOKUMENTA Dnevnik ÄÄÄÄÄÄÄ - Redosled: datumu naloga - Period se odnosi na DATUM RADA - KNJI@ENJE (sistemski datum) Tra`enje dokumenta ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Slu~i da se izvr{i pretra`ivanje obradjenih stavki naloga sa prikazom tipa: - da li je obradjen neki dokument(ra~un), - da li je pla}en neki dokument, - koji su sve dokumenti odredjenog tipa obradjeni, - koji su sve dokumento odredjenog kupca/dobavlja~a obradjeni, - itd. Izborom parametara (uslova) izvr{i}e se pretra`ivanje i prikaz knji`enih stavki koje ispunjavaju postavljene uslove. Ako neki uslov nije zadat on ne}e ni imati zna~aja u pretra`ivanju. Na primer, ako se za VRSTA ne upi{e ni{ta ('prazno') bi}e prikazane sve stavke bez obzira na vrstu naloga. Ako se za VRSTA postavi UL bi}e prikazani samo stavke koje imaju vrstu naloga UL - ulazni ra~uni. Pretra`ivanje po nazivu dokumenta izvr{ava se proverom da li se u nazivu dokumenta stavke nalazi izabrani naziv. Na primer ako se za DOKUMENT unese 117 bi}e prikazane sve stavke koje u nazivu sadr`e 117.(na primer, to je T 00117 izlazni ra~un - eksterni). <<4. B A Z E>> Konto ima {ifru, naziv i indikatore. [ifra konta mora imati {est cifara. Knji`enja se mogu izvr{avati samo na kontima koja na kraju nemaju nulu. Kontni plan se formira hijerarjhijski. Da bi se upisao (registrovao) novi konto potrebno je da postoji konto ni`eg nivoa, {to zna~i konto sa {ifrom jednakom `eljenom kontu bez zadnje cifre dopunjen 0 do {est cifara ako je potrebno. Na primer da bi se upisao konto sa {ifrom 1221111 potrebno je da postoji ve} upisan konto 122111. Da bi mogli upisati konto 1211111 prethodno je potrebno upisati slede}a konat: 100000 120000 122000 122100 122110 122111 Indikatorima se uti~e na obrade vezane za konto. TIP: 1 -samo duguje 2 - samo potra`uje 3 - duguje potra`uje MESTO TRO[KA: 0 - NE- nije potrebno upisivati prilikom kontiranja, 1 - DA -potrebno je upisivati prilikom kontiranja. ANALITIKA: 0 - NE- nije potrebno upisivati prilikom kontiranja, 1 - DA -potrebno je upisivati prilikom kontiranja. ZATVARANJA: 0 - manuelno - pojedina~no zatvaranje svakog ra~una sa tim kontom za sve kupce/dobavlja~e. 1 - automatski - pokretanjem posla u PLA]ANJA / ZATVARANJA RA^ bi}e zatvoreni svi ra~uni na osnovu izvr{enih pla}anja samo za kupce/dobavlja~e koji imaju oznaku ZATVARANJE = 1 (automatski). Oznaka zatvaranja konta ima smisla samo za konta koja po~inju sa 122 (kupci) i 252 (dobavlja~i). Konto nije mogu}e brisati ukoliko postoji podredjeni konto. [ifra konta se mo`e menjati, pri ~emu }e se automatski menjati i u svim stavkama knji`enja sa tom {ifrom. <<5. PLA]ANJA>> Sadr`i sve {to je vezano sa: - stanjem pla}anja dobavlja~ima i stanje pla}anja kupaca, - izbor ra~una koje }e te platiti, - potvrda pla}anja na osnovu izvoda banke, - evidentiranje pla}enih ra~una (zatvaranje ra~una). - izvod otvorenih stavki - prikaz samo ra~una koji nisu zatvoreni (nisu pla}eni) - zatvaranje ra~una - automatsko analiziranje uplata za svakog kupca/dobavlja~a na kontu za automatsko zatvaranje i zatvaranje ra~una. Do sada ste za jedan ra~un dobavlja~a mogli da evidentirate samo jedno pla}anje. Od sada jedan ra~un dobavlja~a mo`ete pla}ati neograni~eno puta (pla}anja u vise delova). Pored kase koja mo`e biti uneta u procentu ili aposolutnom iznosu sada se unosi i iznos PDV koji trebate odobriti dobavljacu zbog umanjenja ra~una. Gde }e te videti uneti iznos PDV? U analiti~kom izve{taju pripremljnog i izvr{enog pla}anja. Za iznos kase program nudi PDV od 18% i PDV od 8%. Vi treba da izaberet koji PDV je ekvivalentan za dati iznos kase. Sobzirom da u istom racunu dobavlja~a mo`e da postoji i obra~unat PDV od 18% i PDV od 8% nismo mogli za sada da odlucimo ta~nu rspodelu PDV. < Pla}anja dobavlja~ima> Pla}anja dobavlja~ima ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 1. STANJE OBAVEZA - daje prikaz dobavlja~a za koje postoje obaveze pla}anja. Prikazije i predlog pla{anja. 2. OBAVEZE NA DAN Izve{taj treba da vam pomogne u pripremi pla}anja ra~una. Za izabranog partnera i period (odnosi se na valutu ra~una) bi}e prikazani (analiti~ki) sve otvorene stavke (potra`ivanja). Ako se na primer, za partnera izabere 111111 (SVI), za period 05.11.2004 - 05.11.2004 dobi}ete sve ra~une koji dospevaju za pla}anje navedenog dana. Kolona UPLATE odnosi se na delimi~no pla}ene ra~une sa iznosom koji je ve} pla}en. 3. PREDLOG PLA]ANJA Izbor ra~una za pla}anje. Prvo formirate zaglavlje (naslov) skupa dokumenata za pla}anje koje sadr`i DOBAVLJA^A i datum. Poljem OPIS mo`ete ukazati da li se pla}anje odnosi na kreditne ra~une (lekovi sa pozitivne liste) ili ne kucanjem: KREDIT (ili samo K) za krediten ra~une; OSTALO za sve druge. Mo`ete upisati i neki drugi koristan komentar. Baton "Izve{taj" daje pregled po dobavlja~ima izvr{en izbor za pla}anje koji }e koristiti lice za pripremu NALOGA ZA PRENOS (program VIR). Izborom konta mo`ete filtrirati jedan ili sva konta koja }e biti uklju~ena u izve{taj. U izve{taju }e biti uklju~eni: - samo pla}anja koja po datumu izbora pripadaju navedenom periodu - svi ra~uni dobavlja~a koji odgovaraju izabranim kontima i nisu pla}eni. Izabarani ra~uni za pla}anje bi}e prikazani. Baton "Analit. izv" daje analiti~ki pregled izabranih ra~una za odabrano pla}anje. Kolona DANA je broj dana od datuma dokumenta do danas. Batnom "Ra~uni" dobijate pregled ra~una koji nisu pla}eni ili su pla}eni samo delimi~no. Izbor ra~una za pla}anje vr{ite tako da selekcionu liniju postavite na `eljeni ra~un i zatim aktivirate baton "Pla}anje" (ili jednostavnije Enter). Zvezdica (*) u koloni ST zna~i da je dati ra~un izabran za pla}anje. Posle aktiviranja batona "Pla}anje" dobijate bregled ranijih pla}anja i trenutno odabranih i jo{ neizvr{enih pla}anja za odabrani ra~un. Batonom "Unos" mo`ete odabrati podatke za novo pla}anje: - procenat kase na osnovu kojeg se izra~unava kasa, - za osnovicu kase: 0 - ukupan ra~un 1 - ra~un umanjen za PDV - iznos kase na osnovu kojeg se izra~unava iznos za uplatu = potra`ivanje - iznos kase. - iznos pla}enog PDV zavisi od osnovice kase: za osnovicu kase: 0 - pla}en umanjen PDV za osnovicu kase: 1 - pla}en pun PDV Kolona DANA je broj dana od datuma dokumenta do danas. Na osnovu saznanja da je pla}anje izvr{eno (izvoda iz banke) batonom "Pla}eno" potvrdjujete pla}ene ra~une ~ime taj red nestaje sa ekrana, ali se mo`e videti u poslu PLA]ENO. Kako se pla}aju ra~uni za koje postoje storno knji`enja (odobrenje)?. Priporema se vr{i na isti na~in kao i ostali ra~uni, ali se NE VR[I STVARNO PLA]ANJE putem virmana. Predla`emo da se za svaki ra~un koji ima odobrenje otvori poseban nalog za pla}anje pri ~emu u polje OPIS treba upisati ODOBRENJE broj ra~una odobrenja. U pregldeu opisa zatvaranja kod takvog pla}anja staja}e ispred napomena "O". Kako se pla}aju storno (odobrenja) ra~uni? Ra~uni odobrenja se ne evidentiraju u pla}anju. Ali va`no je da evidentirate pla}anje ra~una koji se zatvaraju putem datog storno ra~una (prethodno opisano). 4. PLA]ENO Daje prikaz pla}enih ra~una po izabranim grupama ra~una. Batonom "Ra~uni" dobijate pregled svi pla}enih ra~una jedne grupe. Baton "Storno" poni}tava oznake pla}anja svih ra~una grupe, red nestaje sa ekrana i vra}a se na ekran u prethodnom poslu. Prethodno zatvoreni ra~ini se otvarju (dobijaju oznaku da nisu pla}eni). 5. OSTVARENA KASA Prikaz ostvarene kase sinteti~ki po DOBAVLJA^IMA ili anliti~ki po RA^UNIMA: birate konto, partnera i period (koji se odnosi na datum uplate). Sadr`i i iznos PDV za koji dobavlja~ ima pravo umanjenja obaveze pla}anja poreza. 6. OTVORENE STAVKE Prikaz samo ra~una koji nisu zatvoreni do zadatog datuma. Ako je zatvaranje konta i dobavlja~a automatski vr{i se automatsko zatvaranje na slede}i na~in: Prvo se izra~unaju sva DUGOVANJA (uplate) dobavlje~u do zadatog datuma i svi ra~uni jednog dobavlja~a na posmatranom kontu postavljaju kao otvoreni. Odobrenje koje je knji`eno na potra`nu stranu sa - (minus) se uzima kao uplata. Zatim se razmatraju svi ra~uni (potra`ivanja) hronolo{ki do zadatog datuma i dok ima dovoljnog iznosa uplata isti zatvaraju sa: - iznosom koji je jednak POTRA@IVANJU - datum uplate = datum valute Zadnji ra~un za koji nema dovoljno uplate ostaje otvoren sa preostalim iznosom uplata upisanim kao upla}eni iznos (delimi~no pla}en ra~un). Automatsko zatvarnje ra~una izvodi se za konta koja ste ozna~ili za zatvarnje i kupce dobavlja~e koje ste ozna~ili za automatsko zatvaranje. Potrebno je proverite u bazi KONTA i PARTNERI kako ste ih ozna~li. Ako je zatvaranje manuelno: Razmatraju se svi ra~uni (potra`ivanja) hronolo{ki do zadatog datuma i za svaki od njih proverava preko evidencije pla}anja da li je pla}en ili ne. Ra~un je pla}en ukoliko je iznos uplate i kasa jednak ili ve}i od potra`ivanja. Ra~uni koji nisu uop{te ili nisu u celosti pla}eni bi}e prikazani u izve{taju. Kod delimi~no pla}enih ra~una u koloni PLA]ENO bi}e dat iznos uplate. Kao {to se vidi manuelno zatvaranje oslanja se na evidenciju pla}anja, a ne na stvarno izvr{ena pla}anja. Zbog toga je bitno da evidencija pla}anja odgovara stvarno izvr{enim pla}anjima koja su knji`ena da dugovnu stranu konta dobavlja~a. < Pla}anja kupaca> Pla}anja kupaca ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ 1. STANJE OBAVEZA Daje prikaz kupaca koji imaju obaveze pla}anja. 2. OTVORENE STAVKE - prikaz samo ra~una koji nisu zatvoreni (nisu pla}eni). Program analizira potra`ivanja odabranog kupca/dobavlja~a na odabranom KONTU 122... i BEZ OBZIRA NA POSTAVLJENI STATUS ZATVARANJA VR[I AUTOMATSKO ZATVARANJE ra~una do odabranog datuma, sa uplatama do odabranog datuma. Prvo se izra~unaju sva POTRA@IVANJA (uplate) kupca i svi ra~uni kupca na posmatranom kontu postavljaju kao otvoreni. Odobrenje koje je knji`eno na dugovnu stranu sa - (minus) se uzima kao uplata. Zatim se razmatraju svi ra~uni (dugovanja) hronolo{ki do odabranog datuma i dok ima dovoljnog iznosa uplata isti zatvaraju sa: - iznosom koji je jednak DUGOVANJE - datum uplate = datum valute Zadnji ra~un za koji nema dovoljno uplate ostaje otvoren sa preostalim iznosom uplata upisanim kao upla}eni iznos (delimi~no pla}en ra~un). <<6. PROVERA ULAZNIH RA^UNA>> Ulazni ra~uni eksternih dobavlja~a, u~itavanjem se posebno izdvajaju radi PROVRE. U skupu ra~una za proveru nalaze se svi eksterni ulazni ra~uni po dobavlja~u, datumu ra~una, broju ra~una bez obzira iz koje su jedinice u~itani podaci. U poslu PROVERA. UL. RA^. mo`ete videti sve ulazne ra~une koje treba proveriti. Izborom na polju DOBAVLJA^: 111111 ispod dobijate sve stvke naloga za eksterne ulazne ra~une. Izborom na polju DOBAVLJA^: upisom naziva dobavlja~a prikaza}e se skup dobavlja~a koji po~inju zadatum nazivom, a izborm dodobijate sve stvke naloga za odabranog dobavlja~a. Batonom Izve{taj dobijate pregled svih ulaznih ra~una koje trebate proveriti. Za jedan ulazni ra~un stavke su poredjane na slede}i na~in: - konto 252111.. potra`ivanje dobavlja~a - konto 0213114 - roba za dalju prodaju - zadu`enje jedinice - konto 0213115x - porez kalkulisan - konto 12396x - prethodni PDV - konto 0213116 - razlika u ceni - mar`a Stavke se mogu menjati ili brisati. Ako se bri{e stavka sa konta 252111... bi}e brisane i sve ostale stavke. Pri promeni i brisanju treba biti posebno obazriv zbog eventualnog naru{avanja RAVNOTE@E. Ako je neki podatak u stavci za knji`enje nepotpun na ekranu }e biti napisano crveno NEPOTPUN. Ako promenom vrednosti naru{ite ravnote`u ra~una isti ne}ete mo}i preneti za knji`enje aktiviranjem batona Za kni`enje u kom slu~aju }e se pojaviti odgovaraju}a poruke. Ako je predlo`eno knji`enje ispravno to }e te potvrditi aktiviranjem batona Za knji`enje (samo dok ste na kontu 252...), posle ~ega }e sve stavke nestati sa tog ekrana. Ako posle toga udjete u NE KNJI@ENE naloge tamo }e te videti nalog sa vrstom UL i jedinicom 99, koji sadr`i stavke proverenog ulaznog ra~una koje su spremne za knji`enje. Kada u stavkama za proveri ozna~iti novi ra~un koji je ispravan isti }e biti pridru`en postoje}em nalog UL sa jedinicom 99. Kada knji`iti nalog UL sa jedinicom 99? Nema ograni~enja, kada vi to `elite (predla`mo da proverite sve ulazne ra~une i tek onda jednim nalogom izvr{ite knji`enje). Da li se mogu u~itavati novi podaci ukoliko nisu izvr{ene sve provere iz prethodnog period? Podaci se mogu u~itavati, ali preporu~ujemo da se ne vr{i "nagomilavanje" ulaznih ra~una za proveru. <<7. SERVISI>> Arhiviranje ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Korisnik je ODGOVORAN za svoje podatke. Zato je potrebno svakog jutra izvr{iti SERVISI/ARHIVIRANJE/ARHIVIRANJE ~ime se formira sigurnosna kopija podataka. Arhiviranjem podataka mo`ete izbe}i neprijatnosti tipa gubljenja SVIH VA@NIH PODATAKA {to bi uzrokovalo ponavljanje svih poslova na ra~unarau od po~etka godine. Arhiviranje se mo`e izvr{avati samo na jednom od ra~unara u mre`i. I PORED PRETHODNOG ARHIVIRANJA MO@E SE DESITI DA TRAJNO IZGUBITE SVE PODATKE [TO BI UZROKOVALO PONAVLJANJE OBRADE SVIH DOKUMENATA OD PO^ETKA GODINE (zamislite da se to desi na primer u oktobru mesecu). KRADJA, PO@AR, POPLAVA, SABOTA@A MOGU VAS DOVESTI U SITUACIJU DA OSTANETE BEZ PODATAKA NA SERVERU I RA^UNAR NA KOJEM IZVR[AVATE ARHIVIRANJE. PREDLA@EMO DA PORED svakodnevnog arhiviranja podataka periodi~no (na primer, svakog ponedeljka ili svakog prvog u mesecu) izvr{ite kopiranje foldera FINgggg sa svim podfolderima na jedan od slede}ih medija: flush disk, zip, hard disk u rack-u, CD, diskete i kopiju odlo`ite na sigurno mesto po mogu}nosti u drugoj zgradi i/ili prostoriji (na primer u sefu). ZA PROGRAM PLATE TREBA ARHIVIRATI FOLDER \PLATE. ZA PROGRAM OSNOVNA SREDSTVA TREBA ARHIVIRATI FOLDER \SRED. Vra}anje arhiviranih podataka se izvr}ava izuzteno i ukoliko niste sigurni pre aktiviranja SERVISI/ARHIVIRANJE/VRA]ANJE obratite se PHARMA-SOFT-u. U~itavanja podataka za ra~unovodstvo ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ U~itavanje podataka mo`e biti disketno ili direktno prenosom podataka na odredjeno mesto u strukturi foldera. Bez obzira koji na~in odaberete ukoliko postoje gre{ke u ulaznim podacima otvori}e vam se ekran sa PREGLEDOM ... stavki koje imaju neku gre{ku. Treba {tampati ponudjeni izve{taj. Ukoliko ne postoje gre{ke tipa DUPLIKATA (ranije ve} obradjen naloga sa istom jedinicom, kontom, analitikom i dokumentom) tada }e podaci biti u~itani. U tom slu~aju treba u stavkama naloga otkloniti gre}ke, ~ime }e se ostvariti uslovi za knjienje. Da se gre}ka nebi ponavljala ukoliko je to mogu}e obavestite apoteku da izvr{i odgovaraju}e promene u podacima. Ukoliko postoje DUPLIKATI ni{ta od podataka ne}e biti u~itano. U tom slu~aju analizirajte razloge DUPLIKATA, eventualno ih otklonite i ponovite u~itavanje. Sa diskete u~itavanje se izvr{ava preko SERVISI/U^ITAVANJE/DISKETA i izbora jedinice i kraja perioda. U~itavanje iz datoteke se mo`e izvr{iti ako se datoteka JJGGMMDD.ASC (JJ-broj jedinice, GG-godina; MM-mesec; DD-dan kraja perioda) kopira u folder C:\PRIJEM\KNJ sa istim imenom. Posle prenosa datoteke JJGGMMDD.ASC u~itavanje se izvr{ava preko SERVISI/U^ITAVANJE/DATOTEKA i izbora jedinice i kraja perioda. Ta~an kraj perioda je veoma bitan i zato morate znati koji je pereiod kori{}en pri formiranju podataka. Podaci se razvrstavaju po vrsti naloga na: OS - porez za blagajnu i eksterne izlane fakture UL - ulazni ra~uni PO - izlazni eksterni ra~uni za pomagala (kupac RZZO-NALOZI...) IF - izlazni eksterni ra~uni za lekove (kupac RZZO .........) IF - izlazni ra~uni pri fakturisanju recepata, naloga, izbeglica, IR - ostali izlazni eksterni ra~uni NI - nivelacije Takodej podaci se razvrstavaju po jedinicama (apotekama), mo`ete videti u koloni JED NE KNJI@ENIH naloga. Na~in knji`enja pojedinih dokumenata (ulazni ra~uni, izlazni ra~uni, blagajna, nivelacije) opisan je ranije. Ulazni ra~uni eksternih dobavlja~a, u~itavanjem se posebno izdvajaju radi PROVRE. U skupu ra~una za proveru nalaze se svi eksterni ulazni ra~uni po dobavlja~u, datumu ra~una, broju ra~una bez obzira iz koje su jedinice u~itani podaci. U poslu PROVERA. UL. RA^. mo`ete videti sve ulazne ra~une koje treba proveriti. Izborom na polju DOBAVLJA^: 111111 ispod dobijate sve stvke naloga za eksterne ulazne ra~une. Izborom na polju DOBAVLJA^: upisom naziva dobavlja~a prikaza}e se skup dobavlja~a koji po~inju zadatum nazivom, a izborm dobijate sve stavke naloga za odabranog dobavlja~a. Batonom Izve{taj dobijate pregled svih ulaznih ra~una koje trebate proveriti. Stavke se mogu menjati ili brisati. Ako se bri{e stavka sa konta 252111... bi}e brisane i sve ostale stavke. Pri promeni i brisanju treba biti posebno obazriv zbog eventualnog naru{avanja RAVNOTE@E. Ako je neki podatak u stavci za knji`enje nepotpun na ekranu }e biti napisano crveno NEPOTPUN. Ako promenom vrednosti naru{ite ravnote`u ra~una isti ne}ete mo}i preneti za knji`enje aktiviranjem batona Za kni`enje u kom slu~aju }e se pojaviti odgovaraju}a poruke. Ako je predlo`eno knji`enje ispravno to }e te potvrditi aktiviranjem batona "Za knji`enje" (samo dok ste na kontu 252...), posle ~ega }e sve stavke nestati sa tog ekrana. Ako posle toga otvorite NE KNJI@ENE naloge tamo }e te videti nalog sa vrstom UL i jedinicom 99, koji sadr`i stavke proverenog ulaznog ra~una koje su spremne za knji`enje. Kada u stavkama za proveri ozna~iti novi ra~un koji je ispravan isti }e biti pridru`en postoje}em nalog UL sa jedinicom 99. Kada knji`iti nalog UL sa jedinicom 99? Nema ograni~enja, kada vi to `elite (predla`mo da proverite sve ulazne ra~une i tek onda jednim nalogom izvr{ite knji`enje). Da li se mogu u~itavati novi podaci ukoliko nisu izvr{ene sve provere iz prethodnog period? Podaci se mogu u~itavati, ali preporu~ujemo da se ne vr{i "nagomilavanje" ulaznih ra~una za proveru. U~itavanje podataka se o~ekuje da su svi nalozi u ravnote`i kao i da su svi podaci ispravni (konta, analitika, mesto tro{ka). Naime sasvim je mogu}e da je u apoteci registrovan neku kupac/dobavlja~, a da isti nije registrovan u knjigovodstvu. Knji`enje naloga sa nepostoje{im kupcem/dobavlja~em u knjigovodstvu nije dozvoljeno. Da bi izbegli gre{ke u knjigovodstvu na stavkama naloga postoji baton Provera. Aktiviranjem batona Provera izvr{i}e se provera stavki izabranog naloga. Ako neka stavka nije ispravna program }e se locirati upravo na nepotpuni stavku i na ekranu }e biti ispisano crvenim slovima NEPOTPUN. I dok se pomerate po stavkama naloga na ekranu }e biti ispisano NEPOTPUN za stavku koja nije ispravna. [ta je neispravno u datoj stavci?. Pokrenite promenu stavke i prodjite sa enter preko svih polja. Na polju koje je neispravno dobi}ete poruku. Ispravite neispravan podatak. Na pregledu neknji`enih naloga takodje postoji baton Provera ~ijim aktiviranjem }e te dobiti poruku o statusu naloga: ispravan ili nepotpun. Kada pokrenete baton Knji`enje program }e proveriti sve stavke naloga i ukoliko postoji nepotpuna stavka da}e poruku i knji`enje ne}e biti izvr}eno. <<8. PRILOZI>> NAZIVI DATOTEKA, ZNA^ENJE I NJIHOVA FIZI^KA LOKACIJA ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ U FOLDERU \FINgggg\DAT APO_POZ - aop pozicije za stare bilanse BANKE - banke (za ~ekove) BILANSI - bilansi CEKOVI - zaglavlje ~ekova za dan CEK_ULA - ~ekovi DEL - delatnosti DRZAVE - drzave JEDINICE - jedinice-apoteke (mesto tro{ka) KAD_RAD - statistika rada izvr{ilaca KADROVI - izvr{ioci KONTA - kontni plan LOG - evidencija (log) izvr{enih poslova NALOZI - zaglavlje naloga NAL_ARH - stavke knji`enih naloga NAL_LIK - stavke u~itanih ulaznih ra~una za proveru NAL_STA - stavke neknji`enih naloga OPSTINE - op{tine PAR_VRS - vrste parnera (kupaca-dobavlja~a) PARTNERI - parneri (kupaci-dobavlja~i) PLACANJA - zaglavlja izbora za placanja po datumu i dobavljacu PORUKE - poruke o gre{kama POSTE - po{te REGIONI - regioni SHE_ZAK - {ema zaklju~ivanja konta SIF_PLA - {ifre pla}anja VRS_NAL - vrste naloga VRS_PLA - vrste pla}anja ZRO - podaci organizacije korisnika programa POSEBNI PROGRAMI (pokre}u se sa komandne linije) ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ S_NALLIK - Sve stavke koje su ucitane iz apoteke i ~ekaju za proveru prepisa}e u NE KNJI@ENE NALOGE. Sve stavke moraju biti formalno ispravne. Nalog sa jedinicom 99 (ranije provereni ra~uni) treba biti knji`eni. Svi izvr{ioci moraju biti na kraju rada. S_KONKON - PREKNJI@AVANJE - u svim knji`enim i ne knji`enim stavkama naloga izvr{i}e zamenu jednog konta novim kontom. Svi izvr{ioci moraju biti na kraju rada. P_BAZE - Provera svih datoteka podataka (isto {to i SISTEM/BAZE/PROVERA). Ako su sve baze ispravne dobi}e te poruku SVE DATOTEKE ISPRAVNE Enter-NASTAVAK Ako neka datoteka nije ispravna na dnu ekrana }e ostati zapisan naziv upravo te neispravne datoteke. U tom slu~aju mo`ete JEDNOM poku{ati reorganizaciju upravo te datoteke programom OBNOVA. OBNOVA - Slu`i za reorganizaciju datoteka. Mo`e se aktivirati bilo kada sa komandne linije. U svakom slu~aju treba ga aktivirati JEDNOM kada vam program P_BAZE (ili SISTEM/BAZE/PROVERA) prika`e neku neispravnu datoteku. Posle ovog posla trebate ponoviti P_BAZE. Ako i dalje imate istu neispravnu datoteku obratite se PHARMA-SOFT-u. Zahteva da svi izvr{ioci budu na kraju rada. T_NALDUP - Brisati .\DAT\NALOZI.OLD Startovati program. Program ~ita NALOZI.TPS i formira NALOZI.OLD. Ako postoji duplikat klju~a program }e stati da bi sa ekrana prepisali podatke. U SLU^AJU DUPLIKATA IZVR[ITI REBNAL - sledeci postupak REBNAL - Startovati program koji izvr{ava: COPY NALOZI.TPS NALOZI.OOO - original Program T_NALDU1 ~ita NALOZI.TPS i formira NALOZI.OLD. Ako postoji duplikat klju~a program }e formirati novu vrednost od 10000 u NALOZI.OLD COPY NALOZI.OLD NALOZI.TPS Program T_NALDU2 ~ita NALOZI.TPS i formira NALOZI.OLD sa uzastopnim vrednostima NAL_BROJ. COPY NALOZI.OLD NALOZI.TPS NEMA OPSANOSTI AKO SE STARTUJE BILO KADA! PAZITI NA KOPIJU ORIGINALA AKO SE PONAVLJA. T_NALBAL - Sobzirom da preko SISTEM mo`ete menjati iznose mo`e se dogoditi da neki nalog ostavite u neravnote`i. To }e se odraziti na razli~ite iznose duguje i potra`uje u dnevniku knji`enja. Ovim programom dobi}ete broj naloga koji ste ostavili u neravnote`i i koji treba putem SISTEM popraviti. T_NSAKON - za svaku knji`enu stavku proverava postojanje konta. Ako pronadje stavku sa "nepoznatim kontom" program stane da zapisete podatke. Potrebno je "verovatno" registrovati nedostaju}i konto. T_POCSTA - formiranje podataka u staroj godini u C:\PRIJEM\KNJ\99040101.ASC za po~etno stanje nove godine. U~itavanje u novoj godini FIN\SERVISI\U^ITAVANJE\DATOTEKA JED: 0099 DATUM_OD: 01/01/2004 (sli~no u~itavanju podataka iz programa VIZIJA) pri ~emu se podaci nalaze u C:\PRIJEM\KNJ\99040101.ASC T_OTVDOB - sve racune postavlja na otvorene. T_ZATMAN - Na osnovu izvr{enih pla}anja zatvara ra~une. <<9. SISTEM>> Poseban program koji slu`i za administraciju programskog paketa, tj. postavljanje odredjenih parametara bitnih za funkcionisanje programa, od strane izvr{ilaca koji za to imaju pravo. Program se startuje sa komandne linije: SISTEM Enter. POSAO BAZE ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ KOREKCIJA1 - slu`i za izuzetnu korekciju (menjanje) ve} knji`enih stavki naloga. KOREKCIJA2 - slu`i za izuzetnu korekciju (menjanje) ve} knji`enih stavki naloga koje se prikazuju u redosledu po DATUMU DOKUMENTA. Sobzirom da se pri unosu datuma dokumenta ~esto pogre{i ovde lako mo`ete videti koji dokumenti "iska~u" u odnosu na naj~e{}i datum od 01.01.GGGG. i eventualno po potrebi ispraviti.